Risicomanagement

In dit hoofdstuk bieden we u inzicht in het risicomanagement- en controlesysteem in 2023 vanuit het perspectief van Nederlands Loodswezen.

Beschrijving risicomanagement- en controlesysteem

Het ‘Gemeenschappelijk normenkader voor financieel beheer, verantwoording en intern toezicht’ en de handreiking ‘Sturing Semipublieke Sector’ vormen de basis voor ons risicomanagement- en controlesysteem. In dit publiek jaarverslag geven we inzicht in de stand van zaken van het risicomanagement- en controlesysteem en de uitkomsten daarvan in het boekjaar 2023.

Nederlands Loodswezen is blootgesteld aan strategische, operationele, financiële, verslagleggings- en compliance risico’s. Ter beheersing hiervan gebruiken wij een risicomanagement- en controlesysteem dat aansluit op het gedachtegoed van The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).

Voor het publiek jaarverslag 2023 beperken we ons voor de strategische risico’s tot de gedeelde key risks. Dit zijn risico’s die van toepassing zijn op meerdere entiteiten binnen het Loodswezen. Of ze hebben een zodanige impact op één entiteit, dat het de hele organisatie raakt in de realisatie van de strategische en lange termijn doelstellingen. Deze entiteiten hebben in 2023 het risicoregister geactualiseerd. In het risicoregister zijn de key risks en de daarbij horende risicobeheersmaatregelen benoemd. Of deze beheersmaatregelen aanwezig zijn en voldoende effectief werken, wordt jaarlijks beoordeeld. Het doel van het controlesysteem is het vergroten van de mogelijkheid om (bij) te kunnen sturen en om beter vast te kunnen stellen in hoeverre onze risicobeperkende beheersmaatregelen daadwerkelijk effectief zijn.

In dit hoofdstuk lichten we een aantal pijlers van ons risicomanagement- en controlesysteem toe, te weten risicogovernance, planning- en control cyclus, normen, waarden & cultuur en de kwaliteitsmanagementsystemen.

Risicogovernance

Uitgangspunt bij de inrichting van de risicogovernance in 2023 is het ‘three lines of defence-model’. Proceseigenaren (de eerste lijn) identificeren hun risico’s, rapporteren en beoordelen deze risico’s en zetten dit waar mogelijk af tegen de risicobereidheid. De tweede lijn stelt de kaders, geeft advies, monitort en zorgt ervoor dat Nederlands Loodswezen voldoet aan relevante wet- en regelgeving. De derde lijn (de interne auditfunctie) voert operational audits uit gericht op diverse processen waarbij mede de effectiviteit van het risicomanagementsysteem getoetst wordt en assurance wordt gegeven.

In 2022 is het proces voor het monitoren (door de 2e lijn) uitgebreid met betrekking tot het financial en tax control framework. De risico’s, beheersmaatregelen en processen zijn opgenomen in een centraal framework waardoor een eenduidige werkwijze wordt gehanteerd. In 2023 is het convenant inzake het doorontwikkelen van horizontaal toezicht met de Belastingdienst verlengd met een periode van drie jaar tot december 2026.

Voor het jaar 2023 zijn de auditopdrachten voor de diverse entiteiten vastgesteld en uitgevoerd door de interne auditfunctie. In 2023 zijn voor NLBV-audits uitgevoerd op de processen inleenkrachten, het project MIRA, het programma RADAR, fraude en inkoop. Ook heeft een waarderend onderzoek plaatsgevonden naar de interne sturing, beheersing en verantwoording bij de zeven entiteiten (m.u.v. Loodswezen Materieel B.V.).

Planning- en controlcyclus

Om de doelstellingen van Nederlands Loodswezen (zie Missie, Visie en Strategie) te behalen, nemen de diverse entiteiten in de jaarlijkse begrotingen de benodigde investeringen, activiteiten en projecten met bijbehorende budgetten op. Het bestuur van een afzonderlijke entiteit stelt de begroting op en de ledenvergadering of vergadering van vennoten stelt deze vast. De voortgang van de activiteiten en projecten wordt gedurende het jaar gemonitord, onder meer door kwartaal- en maandrapportages.

Voor het signaleren van financiële risico’s en het voorspellen van onze financieringsbehoefte hanteren wij een meerjarenbegroting en een financieringsplan voor de middellange termijn.

We leggen verantwoording af over de resultaten en het gevoerde beleid in de jaarverslagen. Daarnaast stellen we jaarlijks een kwaliteits- en financiële verantwoording op.

Normen, waarden en cultuur

De normen, waarden en cultuur zoals beschreven in de Missie, Visie en Strategie van Nederlands Loodswezen vindt u in de paragraaf Kernwaarden. Met onze gedragscode, kernwaarden, klokkenluidersregeling, alcohol- en drugsbeleid en ons beleid ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen laten we zien wat wij belangrijk vinden in het maatschappelijke en zakelijke verkeer.

Bewustzijn, toepassing en naleving van de gedragscode en bijbehorende kernwaarden dragen bij aan het voorkomen van integriteitsrisico’s. Alle nieuwe medewerkers krijgen tijdens hun inwerkprogramma een toelichting op onze gedragsregels. Aspecten als cultuur, werkdruk en bekendheid met de bedrijfscode komen ook terug in de onderzoeken naar de medewerkerstevredenheid en de arbeidsvoorwaarden. In 2023 heeft onderzoek plaatsgevonden naar de heersende bedrijfscultuur binnen het ondersteunende bedrijf Nederlands Loodswezen B.V..

Op de registerloodsen is de gedragscode niet van toepassing, maar wel de Beroepsuitoefeningverordening registerloodsen. Door deze verordening is de registerloods gecommitteerd om zich in zijn beroepsuitoefening te gedragen naar de bestaande regels en voorschriften. Ook geeft hij aan dat hij zal handelen zoals van een goed registerloods verwacht mag worden.

Kwaliteitsmanagementsystemen

De vier regionale loodsenorganisaties Noord, Amsterdam-IJmond, Rotterdam-Rijnmond en Scheldemonden voldoen aan de Internationale Standard for Pilot Organizations. Dit is een internationaal kwaliteitsmanagementsysteem met een normering voor de eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement voor de processen loodsen en beloodsen (zie www.ISPO-standard.com). Het ondersteunende bedrijf Nederlands Loodswezen B.V. voldoet aan de ISO 9001-2015-norm. Door deze ISO-certificering laten wij zien dat we voldoen aan de internationale eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement (KMS) en continu gericht zijn op het verbeteren van processen en het managen van bedrijfsrisico's. Daarnaast voldoet Nederlands Loodswezen B.V. als reder aan de ISM-code. Dit is een internationale managementcode voor de veilige exploitatie van schepen en voorkoming van verontreiniging. Deze drie kwaliteitsmanagementsystemen worden door een onafhankelijke partij getoetst (Lloyd’s Register).